Qui a demandé quoi, qui a relancé quand, où en est l'affaire. Nous posons un CRM qui se remplit presque tout seul depuis le site, la boîte mail et les devis, parce qu'un CRM que l'équipe doit nourrir à la main reste vide au bout de quelques semaines.
Le CRM n'est pas un outil de contrôle de l'équipe. C'est la mémoire commerciale de l'entreprise : qui sont vos clients, ce qu'ils ont demandé, ce qui a été promis. C'est souvent la première chose qui se perd quand l'activité accélère.
Personne ne tient la liste des relances à faire. Les affaires ne sont pas perdues, elles sont oubliées, ce qui coûte plus cher : le prospect avait demandé un prix, il attendait simplement qu'on le rappelle.
Celle de la personne qui l'a suivi. Quand elle est en congé, ou partie, le client répète son histoire depuis le début, et le chef de chantier ne sait pas ce que le commercial a promis.
Formulaire du site, téléphone, e-mail, message sur un réseau, salon. Chacune vit dans son coin, aucune ne dit d'où vient le client, et personne ne sait quel canal rapporte vraiment.
Impossible de dire ce qui va signer ce mois-ci, donc impossible de décider une embauche, un achat de matériel ou une saison au bon moment.
Il a été acheté, il n'a pas été branché. Le remplir est devenu une corvée en plus du travail, donc il ne se remplit pas, et l'abonnement continue de tomber chaque mois.
La règle que nous appliquons : toute information déjà présente ailleurs ne doit pas être saisie une deuxième fois. Le reste se saisit en un geste, depuis le téléphone compris. Voici ce que contient chaque mise en place.
Outil du marché bien configuré, CRM open source installé sur votre hébergement sans abonnement par utilisateur, ou CRM sur mesure quand votre affaire a des règles que personne ne prévoit.
Formulaire du site, boîte mail, devis signés, prise de rendez-vous : l'affaire se crée seule, par API ou webhook, avec sa source et la date du premier contact.
Vos étapes réelles, nommées comme vous les nommez (« visite faite », « devis envoyé », « acompte reçu »), pas celles d'un modèle anglo-saxon que personne ne reconnaît.
Ce qui doit être relancé remonte le jour voulu, avec un premier jet de message rédigé dans votre ton. Vous relisez, vous envoyez : l'envoi reste votre décision.
Le devis signé fait avancer l'affaire, la facture la clôt. Le montant gagné se lit dans le CRM sans aller le chercher dans le logiciel de facturation.
Ce qui va signer, ce qui est bloqué, ce qui n'a pas bougé depuis trois semaines. Trois chiffres lisibles d'un coup d'œil, plutôt que vingt tableaux que personne n'ouvre.
Export complet à tout moment, dans un format lisible (CSV, base SQL si l'outil est chez vous). Un CRM qui retient vos contacts est un piège, même gratuit.
La première semaine d'usage décide du sort d'un CRM. Nous le mettons donc en service tôt, avec peu d'étapes et les entrées automatiques déjà branchées, puis nous l'étoffons sur ce que l'usage réel demande.
Une heure pour écrire le parcours réel d'une affaire, du premier contact à la facture payée. C'est le seul paramétrage qui compte vraiment, le reste en découle.
Import de vos fichiers, carnets et exports de facturation, dédoublonnage, et récupération de l'historique quand il est récupérable. Les doublons douteux vous sont soumis.
Formulaire du site, boîte mail, devis : chaque entrée est testée avec une vraie demande avant la mise en service, pas supposée fonctionner.
Équipe formée par rôle en une séance courte, procédure écrite pour chacun. Le commercial et le dirigeant ne regardent pas le même écran.
Au bout d'un mois, nous retirons ce qui ne sert pas. Un CRM s'améliore surtout en enlevant des champs. Les corrections de ce premier mois sont gratuites.
Chez Glaces Moustache, glacier événementiel à Orléans, la relation client passe par un outil que nous avons écrit : la demande arrive, le devis se signe en ligne, la facture en découle. Et nos propres demandes de site suivent le même principe, reportées sans ressaisie dans notre CRM.
Les demandes de prestation arrivent dans l'outil par le configurateur de devis, avec le détail de l'événement, au lieu d'un échange d'e-mails à recopier.
Le client reçoit son devis, le signe en ligne, et l'affaire avance sans impression ni scan.
La facture conforme (format Factur-X) part du devis signé. Avant, chaque commande était saisie deux fois et les factures refaites à la main le dimanche soir.
Chaque demande envoyée depuis notre site est reportée automatiquement dans un CRM open source hébergé sur notre serveur, avec sa source. Personne ne la recopie.
Un CRM vendu comme un mouchard se remplit de faux. Nous le posons comme la mémoire partagée de l'entreprise, utile d'abord à celui qui le remplit, et c'est ce qui le fait vivre.
Chaque champ obligatoire est un motif de ne pas remplir la fiche. Nous commençons au strict nécessaire et nous ajoutons un champ seulement quand le besoin se prouve à l'usage.
Si votre volume le permet, nous installons un CRM open source à votre nom. Votre coût ne grandit plus avec vos embauches ni avec vos saisonniers.
Le CRM prépare, l'humain décide. Une relance automatique mal calée abîme une relation client qui a coûté cher à construire, donc l'envoi reste validé par vous.
Un outil du marché bien configuré suffit dans la majorité des cas, et c'est ce que nous proposons en premier. Le sur mesure se justifie quand votre affaire a des règles que personne ne prévoit, par exemple un prix qui dépend du lieu, de la date et du nombre d'invités, comme chez un glacier événementiel.
Deux semaines pour une première version en service, deux à quatre semaines d'usage pour qu'elle devienne un réflexe. La condition est que les entrées soient automatiques : un CRM qu'il faut tout remplir à la main finit abandonné.
Le prix dépend du périmètre (nombre de branchements, reprise de l'historique, sur mesure ou non), et il est écrit poste par poste dans la proposition. Pour situer, nos projets livrés se situent entre 1 500 et 9 000 €.
Oui : fichiers, boîtes mail, logiciel de facturation, carnets. Nous importons, nous dédoublonnons et nous vous donnons la liste des doublons douteux plutôt que de trancher à votre place.
Les corrections sont gratuites pendant le premier mois. Ensuite, aucun abonnement envers nous : l'hébergement et les services consommés sont refacturés au prix coûtant, sans marge, sur la facture du fournisseur. La maintenance (mises à jour, ajustements, évolutions) est un contrat facultatif, en plus, que vous êtes libre de ne pas prendre. Le code, le domaine et les comptes restent à votre nom.
Non, export complet à tout moment, et si l'outil est hébergé chez vous, vous avez aussi la base. Hébergement européen, accès par rôle, consentement du formulaire archivé avec la demande, et durée de conservation des prospects inactifs fixée avec vous.
Oui, avec des entreprises partout dans le monde. Le parcours d'une affaire se décrit en visio, les branchements se font sur vos comptes, et la formation tient en une séance courte par rôle.
Il peut préparer la relance au bon moment, dans votre ton, avec l'historique sous les yeux. L'envoi reste une validation humaine par défaut. Notre propre atelier fonctionne ainsi : un garde-fou technique bloque tout envoi d'e-mail sans autorisation explicite.