Glaces Moustache
Le contexte
Un glacier événementiel dont chaque prestation dépend du nombre de parfums, du nombre de convives, de la durée et d'une série d'options, le tout encadré par des règles de prix à seuils. Autour de cette prestation gravitent les réceptions de marchandises, les stocks, les employés en événement et le suivi commercial.
Le problème
Les règles tarifaires — minimum de parfums, majoration au-delà d'un certain nombre, options facturées à part — étaient appliquées à la main dans un tableur, et une erreur de calcul passait inaperçue jusqu'à la facture. Le reste de l'activité vivait ailleurs : les bons de livraison en papier, les stocks de mémoire, le chiffre d'affaires nulle part.
Ce qui a été construit
- Configurateur public appliquant les règles de tarification et les seuils, avec aperçu du devis en temps réel
- Signature en ligne, acompte par carte et facture conforme générée sans ressaisie
- Tableau de bord du gérant : devis du mois, chiffre d'affaires, taux de conversion, alertes à traiter
- Gestion des stocks alimentée par la lecture automatique des bons de livraison
- Application mobile pour les employés : scan des articles et des bons de livraison sur le terrain
- Fiches clients, historique des devis et planning des événements à venir
Ce que ça change au quotidien
Le devis se construit en quelques minutes depuis un téléphone, et le gérant suit son activité, ses stocks et ses événements au même endroit au lieu de les reconstituer après coup.
Les modules livrés
Configurateur de devis
Formule, parfums, serveurs, durée et déplacement. Les seuils de prix — minimum de parfums, majoration au-delà d'un certain nombre, tarif jour férié, temps de trajet — sont appliqués automatiquement, avec l'aperçu du devis qui se recalcule à chaque choix.
Signature et paiement
Le client vérifie son adresse, signe le devis directement sur la page et règle son acompte par carte. Le devis signé et le justificatif de paiement sont conservés et rattachés au dossier.
Facturation
La facture conforme est générée à partir du devis signé, sans aucune ressaisie, puis envoyée par email. Chaque dossier porte son statut : envoyé, signé, payé, facturé.
Tableau de bord du gérant
Devis du mois, chiffre d'affaires, taux de conversion et alertes à traiter en un écran, avec la courbe du chiffre d'affaires sur quatorze jours et les prochains événements.
Stocks et bons de livraison
Les bons de livraison des fournisseurs sont lus automatiquement, leurs lignes rapprochées du catalogue d'articles, et le stock se met à jour tout seul. Les ajustements manuels restent tracés.
Application employé
Un accès mobile distinct pour l'équipe : scan des codes-barres à la réception, scan des bons de livraison sur le terrain, historique des opérations. Chaque employé a son compte, géré depuis l'espace gérant.
Clients et planning
Fiche client avec l'historique de ses devis, planning des événements à venir, calcul du temps de trajet et lecture des disponibilités de l'agenda pour placer les prestations.
Sécurité
Comptes séparés entre le gérant et les employés, chiffrement des données sensibles, journal d'audit des opérations et stockage privé des documents. Un audit de sécurité a été mené sur la plateforme.